重慶OA辦公軟件無紙化會議系統方案
來源：重慶OA軟件 關鍵字：重慶OA辦公軟件 編輯日期：2022-04-22
前言 重慶OA辦公軟件無紙化會議系統是一款專為政府黨政機關、企事業單位量身定制的會前、會中、會后全生命周期的會議服務與管理軟件，提供會議管理功能與移動參會功能，包括：會議信息發布、會議簽到、會議資料管理、會議通知、會場座位布置、投票等。 通過無紙化會議系統，一方面可以“解放”單位內部參會人員；另一方面通過移動信息化手段的應用，為單位大幅提高辦公會議效率，幫助會議組織者極大的降低工作壓力，輕松進行會議現場管控，持續降低成本并節省了時間，帶來內部管理水平的升級，同時也為廣大參會者提供了更加詳盡的會議信息資料，讓用戶獲得全方位、高效、實時和安全的會議服務，獲得無處不在的會議信息化體驗。同時，為辦公單位節省大量印刷費用和投影設備，完全符合國家低碳、環保的理念。 1.? 系統概述 重慶OA辦公系統的設計，我們結合傳統的數字會議系統，運用互聯網+音視頻打造方便實用的網絡化、數字化、多樣化的政務會議。 傳統的會務管理、會議設備及視頻會議系統自成體系獨立運行，此次我們將實現不同會議終端之間的音視頻信號自由交互、不同品牌視頻終端和多會議室設備集中控制、不同會議室的視頻畫面和音頻集中監看、監聽功能，通過會議集中控制系統對相關系統進行統一管理。為用戶提供一個先進的、合理的、高性價比的、完整全面的總體解決方案，力求使系統既能滿足用戶目前的應用需求，又考慮到今后技術的發展趨勢，功能迅速適適應未來的變化。 2.? 傳統會議弊端 （1）議題收集慢 開會準備周期長，要打印、裝訂、分發、收集投影資料等。 （2）材料分發難 需根據列席單位議題，分袋多份紙質會議資料，耗時費力。 （3）會議成本高 會議資料耗費大量紙張，且因保密因素無法再利用，浪費嚴重。 （4）材料歸檔亂 會議資料無統一歸檔、管理路徑，不方便后期統一查找查閱。 3.? 系統特性 （1）實用性和先進性 采用先進成熟的技術，滿足舉行各類型會議和活動的使用需求，并兼顧其他相關的管理要求，使系統再相當一段時期內保持技術的先進性。 （2）安全可靠性 保證系統完全穩定運行，音頻系統設備必須具有高可靠性。在采用硬件備份、冗余等可靠性技術的基礎上，采用相關的控制系統技術提供較強的管理機制、控制手段等技術措施。 （3）交互性 可通過終端設備進行同屏演示、電子簽到、投票表決、文件傳送等操作。 （4）管理便捷性 無紙化會議系統提供了強大的會議應用功能，可以優化會議效率，提高會議質量。采用集中管理和分配，通過服務器實現對所有會議室的會議系統進行控制。 （5）節能環保性 通過電子化的呈現方式代替傳統會議所需要的紙質性等材料，節省大量的紙張。 （6）廣泛性 適用于多種場合，如：黨政機關、銀行、醫院、酒店、學校、集團企業等場所的會議室。 4.? 系統設計 （1）技術架構 5.? 九大亮點功能 （1）議題管理 提供議題新建、審批入庫、查詢功能。 （2）座位編排 從容面對大型會議座位分配難題。 （3）會議工作臺 會議室預約、會議安排等數據可視化。 （4）在線查閱 議題在線查看、文檔電子查閱批注。 （5）豐富會控 議題切換、投票表決、會場服務等。 （6）安全保密 一鍵清除會議終端設備上的敏感資料。 （7）會議紀要 會議紀要快速生成，內容便捷傳達及分發。 （8）資料歸檔 會議資料統一歸檔管理及知識沉淀。 （9）任務安排 任務精準安排，重要決議督辦跟進。
（1）登錄系統 輸入系統的登錄信息（用戶名和密碼），經過用戶身份認證后，可登錄本系統并進入會議管理控制界面。 （2）創建會議 在會議管理中點擊會議申請-添加，即可進入會議創建的頁面，在該頁面填寫會議的基本信息，包括會議名稱、會議時間、會議地點、參會人員、會議日程，并且可以上傳一個或多個會議文件。填好后，點擊保存即可。 （3）會議審批 在會議審批界面可以查看所有會議申請提出后，需領導審批通過的會議，也可以對會議進行查找、刪除、修改編輯內容等審批動作。 （4）我的會議 我的會議列表頁面會展示出該用戶的所有相關會議，可以包括歷史會議列表，用戶可以查看自己所有的會議，并選擇某個會議查看具體詳情。 （5）會議方案 會議方案界面可以展示所有與用戶相關的會議主要信息，包括會議的名稱主題、會議議題、開始和預計結束時間、地點、參會人員等信息，此外，還提供會議材料及會議文件的查看和下載等功能。 （6）會議室預覽 進行多會議室的管理，避免傳統會議室使用時發生的沖突，支持多會議室的使用申請、預約、查詢、管理。 （7）會議統計 系統支持對會議內的參會人員進行查閱、管理，并支持用戶參會使用掃碼簽到，簽到后系統自動記錄簽到狀態。實現對在辦、歷史會議的按會議室、議題等流程記錄，幫助企業形成詳細的會議情況，提高管理層審批、監督效率。 （8）會議議題 可根據企業管理需要，會前設置會議議題，支持多個議題同時設置，支持議題權限設置。管理所申請添加的所有議題，實時監控會議情況，查詢議題名稱，掌握會議主題。 7.? 應用價值 該會議系統是一套會議的輔助工具，通過多種終端設備的屏幕同屏及會議相關的輔助功能，解決企業無紙化會議的需求，解決參會者就近共同查看會議資料、會議內容的難題，及會議過過程中的障礙，達到降低企業會議成本、加強企業的會議管理、提高會議溝通效率和效果的目的。
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